In onderhavige uitspraak speelt een verzoek tot verwijdering van het dossier van een gezin bestaande uit een moeder, meerderjarige kinderen en een (ongeboren) minderjarig kind. Veilig thuis heeft meldingen ontvangen die betrekking hebben op de veiligheid van de gezinsleden en heeft, om deze te onderzoeken, een dossier aangemaakt. Nu het gezin aangeeft geen inmenging van Veilig Thuis te willen, hebben zij verzocht om verwijdering van het dossier op grond van, toen nog artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Gemeenten krijgen, net als Veilig Thuis, regelmatig te maken met inzage-, wijzig- of verwijderverzoeken met betrekking tot dossiers die worden aangemaakt binnen het sociaal domein.

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is privacy een hot topic in (het) (gemeente)land. Begrijpelijk, gezien de komst van de AVG een aantal grote verplichte veranderingen in de bedrijfsvoering met zich mee heeft gebracht. De oude privacyregels zijn met de komst van de AVG niet verdwenen, maar een aantal regels zijn juist aangescherpt of er nieuw bijgekomen.

Met betrekking tot inzage-, wijzigings- en verwijderverzoeken is in concreto weinig veranderd. Deze rechten hadden burgers ten tijde van de Wbp namelijk ook al. Op grond van artikel 36 Wbp kon een burger een instantie – bijvoorbeeld de gemeente – reeds verzoeken om zijn persoonsgegevens te laten verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de werking onvolledig of niet ter zake dienend zijn. Of wanneer de verwerking anderszins in strijd was met een wettelijk voorschrift.

Sinds de komst van de AVG is het vernietigingsrecht verder gespecificeerd en vastgelegd als ‘het recht op vergetelheid’ (artikel 17 AVG). Op grond van artikel 17 AVG moet een organisatie kortgezegd alle persoonsgegevens van een betrokkene verwijderen, indien deze hierom verzoekt en de organisatie geen goede reden (meer) heeft om de gegevens te bewaren. Dient de betrokkene een geslaagd verzoek in met betrekking tot zijn recht op vergetelheid, is de verantwoordelijke sinds de invoering van de AVG tevens verplicht om – als hij de gegevens heeft gedeeld met andere partijen – hen op de hoogte te stellen van het verzoek tot verwijdering. Dit recht op vergetelheid geldt echter niet binnen het sociaal domein. De actoren binnen sociaal domein hebben namelijk de wettelijke verplichting (bijvoorbeeld op grond van de Wmo 2015 of Jeugdwet) om bepaalde gegevens te verwerken. Zo’n wettelijke plicht is één van de in artikel 17 AVG genoemde uitzonderingen op het recht op vergetelheid.

Beoordelingskader
In deze zaak is echter niet de AVG, maar de Wbp nog het toepasselijke beoordelingskader. Het beroep bij de rechtbank was namelijk ruim vóór de inwerkingtredingsdatum van de AVG (25 mei 2018) ingediend. Hoewel het vernietigingsrecht er met de AVG wat anders uit is komen zien, zoals hiervoor uiteen gezet, had dat voor deze casus naar mijn mening geen verschil gemaakt. De Wmo 2015 geeft als bijzondere materiewet (lex specialis) namelijk een eigen invulling aan het recht om persoonsgegevens te vernietigen. En zo’n bijzondere bepaling gaat vóór op de algemene bepalingen uit de AVG dan wel Wbp.

De bewaartermijn van een dossier aangemaakt ter uitvoering van de Wmo 2015 is in beginsel vijftien jaren (artikel 5.3.4. Wmo 2015). Eenzelfde bewaartermijn geldt overigens voor een jeugdhulpdossier (artikel 7.3.8 lid 3 Jeugdwet). In artikel 5.3.5. Wmo 2015 zijn de specifiek geldende wettelijke bepalingen met betrekking tot verwijdering vastgelegd. Als voldaan is aan de eisen uit dit artikel, heeft een betrokkene recht op vernietiging van zijn gegevens. Vernietiging geschiedt in beginsel binnen 3 maanden, als degene waarop de gegevens betrekking hebben een schriftelijk verzoek tot vernietiging heeft ingediend (artikel 5.3.5. lid 1 Wmo 2015). Een dergelijk verzoek kan enkel en alleen zien op eigen persoonsgegevens. Is de betrokkene jonger dan 12 jaar of ouder dan 12 maar niet in staat om zijn belangen te behartigen, kan dit verzoek worden gedaan door een wettelijk vertegenwoordiger.

Er gelden twee uitzonderingen op het recht op vernietiging (artikel 5.3.5. lid 2 Wmo 2015); namelijk wanneer verwijdering niet mogelijk is vanwege een bepaling in een wet die zich tegen de verwijdering verzet, of wanneer het redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker.

Aanmerkelijk belang van een ander
Veilig Thuis voert in onderhavige zaak in eerste instantie aan dat het zelf (de gegevensverwerkende organisatie) ook valt onder de reikwijdte van het begrip “een ander”. En dat zij ook een aanmerkelijk belang hebben om de gegevens te bewaren nu betrokkenen hebben aangegeven eventuele strafrechtelijke stappen te gaan ondernemen en een schadeclaim in te dienen. Het hof volgt Veilig Thuis niet in die redenering. Dit zou namelijk betekenen dat Veilig Thuis een verwijderverzoek nooit hoeft te honoreren. Een schadeclaim kan immers te allen tijde worden ingediend en Veilig Thuis zou dan altijd kunnen stellen dat er mogelijk een procesbelang is en daarmee een aanmerkelijk belang. Ook wanneer inhoudelijke gronden voor een aanmerkelijk belang in essentie ontbreken. Daarnaast zou de wetgever met het begrip “een ander” ook niet gedoeld hebben op de verwerkende organisatie zelf, nu de verwerkende organisaties nadrukkelijk staan uitgewerkt in lid 1 van artikel 5.3.5. Wmo 2015 (r.o. 5.11).

Deze rechtsoverweging van het hof is bijzonder te noemen. Uit de Memorie van Toelichting op de Wmo 2015 volgt namelijk dat de artikelen in de Wmo 2015 met betrekking tot gegevensverwerking gebaseerd zijn op de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo). In het bijzonder de artikelen 7:454, derde lid, en 7:455 Burgerlijk Wetboek (BW) (TK 2013-2014, 33841 nr. 3, p. 186). Uit de Memorie van Toelichting op die betreffende wet blijkt nadrukkelijk dat “een ander” met aanmerkelijk belang juist wel de hulpverlener zelf kan zijn, of een beroepsbeoefenaar die voor deze werkzaam is, ingeval de patiënt een gerechtelijke procedure tegen hen heeft aangespannen (TK, p. 37). De hulpverlener zelf staat ook expliciet genoemd in het eerste lid van artikel 7:455 BW, waar artikel 5.3.5. Wmo 2015 op gebaseerd is. De uitleg van het hof dat met “een ander” niet degene bedoeld kan worden die in het lid daarvoor wordt genoemd, is om die reden op zijn minst twijfelachtig te noemen. Het had in ieder geval wel meer uitleg verdiend. Vooral omdat er twee rechtbanken zijn die eerder al geoordeeld hebben dat de verwerkende organisatie (ook Veilig Thuis in die gevallen) wel degelijk de “ander” kan zijn, als bedoeld in artikel 5.3.5 Wmo 2015. Het hof benoemt dat ook kort, waarschijnlijk omdat Veilig Thuis hierop heeft gewezen, maar stelt kortweg dat het hof artikel 5.3.5 Wmo 2015 anders uitlegt dan de betreffende rechtbanken (zie r.o. 5.11, laatste zin).

Het hof geeft niet aan welke rechtbank-uitspraken het betreft, maar waarschijnlijk gaat het om ECLI:NL:RBLIM:2018:5115 en ECLI:NL:RBMNE:2017:5675. In de laatst genoemde uitspraak van Rechtbank Midden-Nederland waren reeds klacht- en tuchtprocedures tegen medewerkers van Veilig Thuis gestart. In de uitspraak van de rechtbank Limburg was dat nog niet het geval en was de situatie dus eigenlijk gelijk aan de situatie in de onderhavige uitspraak. Beide rechtbanken (voorzieningenrechters), oordeelden dat het belang om het dossier in stand te houden zich verzet tegen de gevraagde vernietiging. Waarbij ook in beide gevallen werd gewezen op het definitieve karakter van een vernietiging. Dat het belang van Veilig Thuis er niet toe zou doen omdat ze niet te betitelen zijn als “een ander” als bedoeld in artikel 5.3.5 Wmo 2015, kwam niet eens aan de orde in deze uitspraken.

De interpretatie die het hof in deze uitspraak geeft aan artikel 5.3.5 lid 2 Wmo 2015 is nogal verstrekkend. Die komt er namelijk op neer dat het belang van de verwerkende organisatie eigenlijk nooit relevant is bij een verzoek om vernietiging. Daarbij moet wel gezegd worden dat de formulering die het hof gebruikt er op lijkt te wijzen dat het nog een slag om de arm houdt. Het hof geeft namelijk aan dat “het niet voor de hand ligt” dat met ‘een ander’ in artikel 5.3.5 lid 2 Wmo 2015 ook gedoeld wordt op de instantie die de persoonsgegevens bewaart. Wellicht dat er in de toekomst dus toch nog andere jurisprudentie gaat ontstaan. Maar het is hoe dan ook erg jammer dat het hof hier niet meer aandacht aan heeft besteed, met name gelet op de verstrekkende gevolgen van deze uitleg van artikel 5.3.5 Wmo 2015. En het feit dat hiermee wordt afgeweken van de interpretatie die de wetgever hierover in de toelichting bij de Wgbo heeft gegeven.

Overigens had een andere interpretatie in deze zaak niet geleid tot een andere uitkomst. Het hof heeft namelijk wel aangenomen dat er “een ander” is waarvoor het dossier moet blijven bestaan. Het ongeboren kind van betrokkene kan gezien worden als “een ander”, nu er in de toekomst zaken kunnen spelen in het gezin waar het minderjarige kind bij betrokken is.

Conclusie
De beoordeling of een verwijderverzoek gehonoreerd moet worden kan voor een organisatie veel uitzoekwerk betekenen, aangezien hier een flink aantal tegenstrijdige belangen kunnen spelen. Dit kan zeer complex zijn gezien het hierboven geschetste wettelijk kader. Daarnaast zal er - in de praktijk - regelmatig een onbevredigend antwoord komen voor de cliënt, omdat het voor “een ander” of op grond van een wet belangrijk is dat het dossier bewaard wordt. Hierdoor is het verstandig om aan de voorkant al wat acties te ondernemen. In een aantal gevallen kunnen bepaalde verzoeken namelijk voorkomen worden. Uit de praktijk weet ik dat er vaak onderliggend ongenoegen of – nog vaker - miscommunicatie ten grondslag ligt aan een verzoek met betrekking tot het dossier. Niet alle verzoeken kunnen hiermee worden voorkomen, maar door open en transparant te communiceren met de cliënt voorkom je een hoop.

Tot slot daarom nog enige concrete aanwijzingen voor dossiervorming binnen het sociaal domein; wees feitelijk en voorkom interpretaties. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld wanneer je het idee hebt dat een cliënt niet gemotiveerd is, schrijf dan niet op “cliënt is niet gemotiveerd”, maar geef met concrete feiten aan waarom je dit vindt, bijvoorbeeld: “cliënt is drie keer, zonder bericht, niet op de afspraak verschenen”. Zorg daarnaast dat gegevens up-to-date zijn, vermeld – waar mogelijk – altijd de bron van de informatie en bespreek met de cliënt wat je in het dossier opneemt én waarom (1).

1). Lydia Janssen, De Kleine Gids AVG, Privacy en beroepsgeheim in het sociale domein, 2018, p.112, p.113.